Hoe leiderschap functioneel te maken

Functioneel leiderschap is een van de weinige benaderingen van leiderschap waarmee aantoonbaar hogere prestaties in teams worden gerealiseerd. In dit artikel beschrijf ik wat functioneel leiderschap is, hoe het teams succesvol maakt en hoe er mee aan de slag te gaan. 

Wat is leiderschap eigenlijk? Een wetenschapper grapte ooit dat op die vraag net zoveel antwoorden zijn, als er wetenschappers zijn die er onderzoek naar doen. De reden voor zoveel verschillende visies, is dat leiderschap in verschillende situaties verschillende dingen kan betekenen. Een leider kan heel effectief zijn door heel directief op te treden, of juist door een meer faciliterende rol te pakken. Voor goed leiderschap geld echter altijd dat het een groep meer succesvol maakt. De meest algemene definitie van leiderschap is dan ook de volgende: een rol in een groep waarin iemand (a) een disproportionele invloed heeft in die groep en (b) die invloed aanwendt om de groep te helpen succesvol te worden. Een charismatisch leider doet dit door mensen te inspireren met een goed verhaal. Een meer participatieve leider kan dit bijvoorbeeld doen door activiteiten te coördineren. Beide hebben invloed (a) en gebruiken die invloed om de groep meer succesvol te maken (b). 

Functioneel leiderschap is een benadering in de wetenschap waarin leiderschap wordt bestudeerd als een functie van een groepsproces. Om deze benadering praktisch toe te passen moeten we drie vragen beantwoorden:

1. Wat is de uitdaging van het team?

2. Welke groepsprocessen zijn bepalend voor succes?

3. Hoe kan leiderschap een meerwaarde bieden voor deze groepsprocessen?

Laat ik dit illustreren aan de hand van een praktijkcasus. 

Functioneel leiderschap onder vuur

Een aantal jaren geleden werd ik vanuit de Nationale Politie gevraagd of ik kon helpen met de verbetering van leiderschap in de context van geweldsituaties (vraag 1, de uitdaging). Uit analyses van optreden bij aanslagen was naar voren gekomen dat goed leiderschap vaak doorslaggevend was voor succes, en slecht leiderschap voor falen. De vraag was of ik kon helpen handvatten te ontwikkelen voor de training van politiemensen. Ik benaderde deze vraag grotendeels vanuit functioneel leiderschap. 

Het is hier belangrijk de uitdaging (1) goed te begrijpen, omdat geweld een grote psychologische impact heeft op het individu en zo ook op het groepsproces. De volgende vraag hier is welke groepsprocessen bepalend zijn voor succes (2). Er zijn drie kritieke processen die in elke samenwerking van belang zijn: 

• Gedeelde beeldvorming (ook wel shared cognition): heeft iedereen hetzelfde beeld bij de opdracht, situatie, aanpak etc.. Dit beeld kan uiteraard continu veranderen en moet dus ook up-to-date blijven. 

• Coördinatie: kunnen de teamleden hun activiteiten goed met elkaar coördineren. Dit is deels afhankelijk van de gedeelde beeldvorming, maar ook van bijvoorbeeld vaardigheden en situationeel inzicht. 

• Emotie/motivatie: is iedereen gemotiveerd samen succesvol te worden en hebben teamleden vertrouwen in het vermogen om succesvol te zijn. 

In een crisissituatie is het cruciaal dat iedereen hetzelfde beeld heeft bij de situatie, de risico’s, de opdracht (doel), de aanpak en de rolverdeling. Het betekent ook dat cruciale informatie actief moet worden gehouden en nieuwe informatie snel gedeeld. Onder druk van geweld gaat hier veel mis. De aandacht vernauwt bijvoorbeeld, waardoor het aantal mensen waarmee teamleden effectief coördineren afneemt. Ook het vermogen van mensen om informatie actief te houden of op te halen neemt af, wat weer invloed heeft op de gedeelde beeldvorming. Ten slotte is het ook belangrijk dat iedereen er op de juiste manier in zit (emotie/motivatie). Niet zelden gaat het mis omdat mensen bevriezen of te angstig zijn om effectief op te treden. De vraag is hoe leiderschap op al deze punten meerwaarde (vraag 3) kan bieden. 

Meerwaarde door functioneel leiderschap

Wil leiderschap bijdragen aan succes van een groep, dan moet het bijdragen aan het beter verlopen van de drie kritieke teamprocessen. Met andere woorden, kan een leider helpen de gedeelde beeldvorming te versterken, de groep te motiveren en/of coördinatie in de groep te verbeteren? Deze vragen zijn even relevant in de kantoortuin, als tijdens een vuurgevecht. Het hoe ziet er alleen anders uit. Onze eerste stap om de hoe vraag te beantwoorden gingen we aan de slag met experts en ervaringsdeskundigen. We probeerden hier zo concreet mogelijk in kaart te brengen wat effectieve leiders in de praktijk doen: 

• richting gedeelde beeldvorming (zoals kritieke informatie herhalen), 

• richting coördinatie (zoals mensen fysiek in een andere richting duwen)

• richting motivatie (zoals mensen moed inspreken).

Onderstaand model beschrijft de drie assen waarop leiderschap invulling krijgt.

Stap voor stap ontwikkelde we zo een framework met concrete handvatten voor hoe leiderschap te ontwikkelen. Naast trainingskaders, deden we ook onderzoek bij geweldsincidenten (in samenwerking met de VU universiteit). Zo konden we ook duidelijk aantonen hoe de verschillende acties samenhingen met succesvol optreden. 

Leiderschapsstijlen

Hoe verhoudt functioneel leiderschap zich tot het idee van leiderschapsstijlen, zoals charismatisch leiderschap en participatief leiderschap? Vrijwel alle leiderschapsstijlen kunnen we begrijpen in termen van hoe actief en hoe directief een leider is op elke as. Stel een team moet een actie voorbereiden. De commandant vertelt het team wat de situatie, de opdracht, de aanpak en de rolverdeling is. Dit is een directieve benadering. Een meer participatieve benadering betekent dat de commandant bijvoorbeeld verteld wat de situatie is en de opdracht, om vervolgens bij de groep de vraag neer te leggen wat hen een goede aanpak lijkt en hoe ze de rollen zouden willen verdelen. De leider is in dit geval meer een gespreksleider die faciliteert in de beeldvorming. In de praktijk van de politie zagen we dat hoe directief een leider is, vaak een factor is van tijd. Weinig tijd betekent meer directief (en dit is functioneel). 

De nadruk op assen kan ook verschillen. In echte geweldssituaties zagen we veel nadruk op beeldvorming en in tweede instantie op motivatie (zoals aansporen). Dit is vaak ook kenmerkend voor charismatisch leiderschap, dat heel directief is op beeldvorming en motivatie. De charismatische leider schetst een doel en doet dit op een manier dat mensen gemotiveerd raken om zich er voor in te zetten. 

Naar de praktijk

De functionele benadering van leiderschap is toepasbaar in elke situatie waarin groepen succesvol moeten zijn, of het nu over oorlog of over financiële dienstverlening gaat. In alle gevallen hebben teamleden informatie nodig die hen in staat stelt beslissingen te nemen in wat te doen en hoe met anderen samen te werken. Hier is in principe geen leider voor nodig, mensen kunnen dit samen afstemmen. In de meeste gevallen heeft de groep echter baat bij iemand die het overzicht houdt en (meer) verantwoordelijkheid neemt voor de beeldvorming. 

In een wetenschappelijk onderzoek naar de effecten van functioneel leiderschap werd gekeken naar coördinatie en twee aspecten van beeldvorming: situation clarification (zorgen dat de situatie helder is) en strategy clarification (zorgen dat de aanpak helder is). 90 teams deden mee aan het onderzoek, 45 random gekozen leidinggevenden werden getraind om op de drie processen te sturen. De training bleek een sterk en significant effect te hebben op de effectiviteit van het team. Dit is bijzonder, daar leiderschapstraining vaak geen of een laag aantoonbaar rendement heeft. 

Functioneel leiderschap is een zeer praktische benadering van leiderschap. Tegelijkertijd vergt de implementatie ervan altijd maatwerk. Elk team is anders, met andere uitdagingen en daardoor andere soorten gedragingen van leiders die teams helpen succesvol te worden. Bij de politie waren we redelijk wat tijd kwijt om hier zicht op te krijgen, vervolgens moesten we het gaan vertalen naar trainingskaders. Mogelijk koop je liever een paar modules in bij een van de grote aanbieders. Wil je echter waar voor je geld, dan laat je de eenheidsworst links liggen. 

Meer weten?

Doe mee aan de leergang Evolutionaire Psychologie voor Professionals